doc是什么格式的文件怎么编辑(扩展名为doc的文件类型讲解)

规范企业图纸文档 某项目的图纸文档是否分散隐匿在各用户电脑里的众多文件中? 在每天的工作中,是否总是要花掉了三分之二的时间花了在找文件和收发文件? 匆匆出差的你是否在为忘记拷贝某些文件而懊恼? …… 对于经常要跟文件打交道的职员和团队,上述情况总都会遇到。因为现在的聊天软件,基本上都有发送文件的功能,所以,大多团队工作时,已经习惯于使用聊天工具进行文件的收发,如果文件存储位置比较随性,图纸文档因修…

规范企业图纸文档

某项目的图纸文档是否分散隐匿在各用户电脑里的众多文件中?

在每天的工作中,是否总是要花掉了三分之二的时间花了在找文件和收发文件?

匆匆出差的你是否在为忘记拷贝某些文件而懊恼?

……

对于经常要跟文件打交道的职员和团队,上述情况总都会遇到。因为现在的聊天软件,基本上都有发送文件的功能,所以,大多团队工作时,已经习惯于使用聊天工具进行文件的收发,如果文件存储位置比较随性,图纸文档因修改产生多个版本时,那么团队将会花大量的时间在查找和确认文件上。

现在想的是如何将公司的图纸文档集中规范管理,以此来打破这种低效的文件管理方式,提高员工、团队乃至整个公司的效率呢?管理文档已经不能停留在简单单一文件夹存储,要用的时候再查找了。图纸文档的管理要贯穿文件的整个生命周期,在保障使用安全的情况下,让各人员能方便地使用。

首先要解决的就是“做好存储”然后才能让图纸文档“好用”才能实现“好用”的目的。

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一、合理分类是高效的基础

把我们办公的文件都集中起来存放在共同的公司平台,进行分类存档,按照不同的类别将文件存储到不同的文件夹中,分类原则:

不能只是单纯的属性类型进行分类,比如“jpg”文件夹下面存储图片文件,“doc”文件夹下面存储word文档,这种基础分类方法对于办公来说其实是低效的。

我们可以根据文档间彼此的联系和隶属关系进行分类,比如:某某部门-某时间-某项目文件夹,另外文件夹的层次最好不要超过3层,尽量扁平化,以方便后期查找。

二、高效的根本-规范的文件命名。

没有统一规范的命名,分类都难以完成。

相信在没有统一命名标准时,命名会变得很随性,即使同一个人在不同的时间段命名也会不同,为了图方便,会选择默认的文件名“文档1”“文档2”,或者胡乱敲几个字母,先存上。这只能得一时的方便,时间一长就逐渐会忘记文件的内容,你就必须一个个打开看里面的内容。所以为了以后的高效查找和使用,标准命名规范是硬性条件。

办公文档命名规则:符合行业准则+遵循逻辑性

不同的行业,有不同的命名方式,各公司也有区别。可以参考:

时间+项目+文件类型+编号/识别号/关键词。

有了这些文件属性,方便我们记忆和确认的同时还能配合高速搜索工具实现快速查找。

三、 如何才能快速地找到目标文件?

说到找文件,现在很多的图纸文档管理软件都能进行快速的查询。

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图纸文档管理软件的诞生,解决我们日常办公所面临的各种文件操作问题,市面上已经有很多成熟的产品,彩虹EDM图纸文档管理软件是在企业使用较多的,所以我以彩虹EDM为例,来讲讲如何提升我们的工作效率的。

彩虹EDM的功能非常人性化的,对于图纸文档的查找,除了按名称、项目、文件类型、编号、关键词进行外,还可以通过文件大小、尺寸、作者、创建/修改时间段等进行查找。可按设定好的属性条件进行查找外,用户也可自定义搜索条件。能够大大地提高我们进行文件处理的效率。容易上手,只需要付出一定的学习时间成本,就会节省许多工作时间。

四、怎么快速分享图纸文件

彩虹EDM来管理我们的工作文件时,文件的存储,搜索,分发都能在系统中快速完成。如:彩虹EDM提供便捷文件搜索和分享功能,可以帮助我们快速地找到文件,便捷的右键文件分享机制和收发功能,实现重要文件在公司内部的快速发送和接收,同时配备有即时通讯模块,同事之间的图纸文件交流传输也变得简单了。我们再在也不用文件堆中找图纸文件,找到后再复制文件到通讯工具中完成发送。

五、实现移动快速办公

彩虹EDM把我们办公的文件都集中起来存放管理,软件部署在云端服务器时候,无论在哪办公,只要打开彩虹EDM客户端就可以使用系统里的图纸文件资料,不必再使用移动U盘做复制粘贴了。再也不怕忘记带文件情况了。给不同办公地点或出差办公的用户带来了很大的便利。同时线上即可进行工作流程办公,特别是在外地文件审核,直接线上完成,不用特地再跑公司走人工流程。

六、文件的历史版本的数据追溯

版本管理一直是图纸文件管理中的一个难题,彩虹EDM能帮助记录和管理各文件的版本信息。历史版本可做数据参考,也可重新启用。

另外,彩虹EDM可自定义预设文件模板,可方便用户创建文件。而受控的图纸文档,可调用本地应用进行编辑(有编辑权限的情况下),并实时存储于软件系统中,不必先保存在本地桌面再上传系统。

总的来说,彩虹EDM对图纸文件进行全生命周期管理,从图纸文档的收集/创建、处理/编辑修改、归档、发布回收到最后的销毁,将管理和使用整合为一体,以此提高办公效率,软件可部署在局域网也能部署在云端,高效办公的利器。

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