公司邮箱格式怎么写(公司邮件格式范文)

刚入公司,职场人首先面对的是书写电子邮件。可以说,电子邮件在工作中充当非常重要的角色,它是我们给直属领导的第一个工作印象,也是自我工作方面的外在表现。 职场中,应如何书写一份得体的电子邮件? 1.区分收件人与抄送人 写邮件时,首先需要明确收件人与抄送人的区别。 收件人是邮件内容的主要负责人,需要对邮件做出相应的动作;而抄送人是需要知晓此件事的人,但可不做具体的操作。 小军刚入职时,刚接触邮件,便觉…

刚入公司,职场人首先面对的是书写电子邮件。可以说,电子邮件在工作中充当非常重要的角色,它是我们给直属领导的第一个工作印象,也是自我工作方面的外在表现。

职场中,应如何书写一份得体的电子邮件?

1. 区分收件人与抄送人

写邮件时,首先需要明确收件人与抄送人的区别。

收件人是邮件内容的主要负责人,需要对邮件做出相应的动作;而抄送人是需要知晓此件事的人,但可不做具体的操作。

小军刚入职时,刚接触邮件,便觉得这是在领导面前邀功的机会。每封邮件,他都会抄送领导。终于有一天,领导忍不住批评小军道:“不用任何事情都发送给我,一般事件如果需要我知道,抄送我就可以。”小军这才懂得收件人跟抄送人的区别。

领导整日繁忙,如果你把领导放置在收件人栏,领导一般都会打开处理。而领导若在抄送栏,他只需看一眼,知悉事情的大概即可。很多职场新人,滥用两个栏目,引起领导反感。

还有一点需要注意,发送邮件时,尽量不要越级汇报。有问题直接发送给自己的直属领导,切莫越权行事。

公司邮箱格式怎么写(公司邮件格式范文)

2. 主题要明确清晰

邮件的主题需明确清晰,让收件人一目了然邮件的相关内容。如【XXX项目】关于XXX问题的变更请求。

一般邮件主题的括号内写入某某项目,便于收件人查阅与处理,后面紧跟邮件关于某问题的主旨描述。

小罗刚入职时,经常随意书写邮件主题,导致工作经常被延误。因为邮件没明确的主题,收件人不清楚邮件目的,可能会延迟处理,这样就容易耽误相关工作的进程。

可以使用感叹号在主题中,辅助明确邮件的紧急情况。切不可,乱用紧急邮件的标示,引起他人反感。

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3. 附件提前放置

职场新人容易犯的错误是,邮件发出而附件不在。这样很容易影响自己在领导心中的形象,一个做事马虎的人,领导一般都会谨慎使用。

可以将附件命名为邮件主题的名字,这样首先将附件粘贴进邮件,邮件主题自动变为附件的名字。一方面,避免附件以后遗漏;另外,附件与主题同时出现,方便快捷。

尽量将PPT或Word转化为PDF,这样可以减少附件的容量,同时节约对方的流量,尤其对于用手机查收邮件的同事。如果附件中有图片,请尽量压缩图片在300KB以内,保证清晰的情况,缩短下载的时间与所耗流量。

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4. 内容逻辑清楚

邮件的内容部分,是邮件的核心内容。此时一定要保证让对方在最短的时间内,接收到更多的信息。

可以使用不同颜色和粗体,强调重点内容。但记得,一段话强调的词组不可过多,否则适得其反。比如,通知一个会议时,可将会议时间及地点等文字加大、加粗、换色,这样可避免对方遗失信息。

记得,刚入职那会儿,我需要同事帮忙将英语翻译为俄文,并需要他于下班前帮忙发送给某人。当时我将截止时间和发送给的人物,重点强调并突出。谁知对方遗漏了将英文翻译为俄文,造成很大的工作困扰。

此后,我便记得将重要的事情,重点突出,这样对方接受信息时更易反应并及时处理。

在邮件的最后,可以标出希望对方具体回复邮件的截止时间,这样可以减少双方沟通的困恼。同时,当我们收到邮件时,记得在24小时内反馈邮件。如不能及时处理,尽量告知对方可以处理的时间,这样在表达尊重对方同时,赢得对方的信任。

公司邮箱格式怎么写(公司邮件格式范文)

电子邮件是职场人的必备技能,也是每个人应该掌握的技能。

希望大家在不断摸索中,找到适合自己的套路。要记得,邮件要保证发送给对的人,使对方在最短的时间内获取更多的内容,并能及时做出回应。

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